Partenaire CertifiéMigrer vers un nouveau logiciel de paie peut sembler intimidant. C'est normal : la paie est un domaine où l'erreur n'est pas permise. Mais avec une bonne préparation et un accompagnement adapté, la migration vers OpenPaye se passe bien.
On a accompagné des dizaines de migrations depuis Silae, Sage, Cegid et d'autres logiciels. Ce guide résume notre expérience et vous donne une feuille de route concrète.
Audit de l'existant
Avant toute migration, il faut faire un état des lieux complet de votre situation actuelle.
- Inventaire des dossiers de paie (nombre de sociétés, sirets, salariés)
- Liste des conventions collectives utilisées
- Identification des spécificités : primes, avantages en nature, accords d'entreprise
- Historique des bulletins à reprendre (généralement N et N-1)
- Intégrations existantes (comptabilité, SIRH, coffre-fort)
Conseil : Commencez par exporter la liste complète de vos salariés avec leurs éléments variables. C'est la base de tout le processus.
Préparation des données
La qualité de la migration dépend directement de la qualité des données préparées en amont.
- Nettoyage des fiches salariés (doublons, salariés sortis, données obsolètes)
- Vérification des taux de cotisation et des organismes
- Préparation des fichiers d'import au format OpenPaye (CSV/Excel)
- Mapping des rubriques entre l'ancien logiciel et OpenPaye
- Validation des cumuls N-1 pour la continuité des calculs
Conseil : Utilisez notre outil de création en masse pour importer des centaines de fiches salariés en quelques clics.
Import et paramétrage
L'import des données dans OpenPaye et le paramétrage des spécificités de chaque dossier.
- Création des sociétés et établissements dans OpenPaye
- Import des fiches salariés via l'API ou l'interface
- Paramétrage des conventions collectives et accords
- Configuration des rubriques spécifiques (primes, indemnités)
- Mise en place des modèles de bulletins
Conseil : L'API OpenPaye permet d'automatiser l'import. On peut créer un script sur mesure pour votre migration.
Tests et validation
Phase critique : on produit des bulletins tests et on compare avec l'ancien logiciel.
- Production de bulletins tests sur un échantillon représentatif
- Comparaison ligne à ligne avec les bulletins de l'ancien logiciel
- Vérification des cotisations, du net imposable et du net à payer
- Test de la DSN en mode brouillon
- Validation par le responsable paie ou l'expert-comptable
Conseil : Prévoyez au moins 2 cycles de test. Le premier pour identifier les écarts, le second pour valider les corrections.
Bascule et production
Le jour J : passage en production sur OpenPaye avec toutes les sécurités.
- Choix de la date de bascule (idéalement en début de mois ou de trimestre)
- Dernière production sur l'ancien logiciel
- Première production officielle sur OpenPaye
- Envoi de la première DSN depuis OpenPaye
- Archivage des données de l'ancien logiciel
Conseil : On recommande de basculer en début de trimestre pour simplifier les déclarations. Janvier est le moment idéal.
Accompagnement post-migration
La migration ne s'arrête pas à la bascule. L'accompagnement post-migration est essentiel.
- Formation des utilisateurs sur OpenPaye
- Support renforcé pendant les 3 premiers mois
- Mise en place des automatisations (robot, coffre-fort)
- Optimisation des processus de production
- Suivi des premières DSN et corrections éventuelles
Conseil : Profitez de la migration pour mettre en place le robot de production et le coffre-fort numérique dès le départ.
Les pièges à éviter
- Ne pas prévoir assez de temps pour la phase de test
- Oublier de reprendre les cumuls N-1 (impact sur les plafonds SS)
- Migrer en milieu de mois ou de trimestre
- Ne pas former les utilisateurs avant la bascule
- Sous-estimer les spécificités des conventions collectives
- Ne pas archiver les données de l'ancien logiciel
Combien de temps dure une migration ?
La durée dépend du volume de dossiers et de la complexité des conventions. En moyenne :
1-2 sem.
Petit cabinet
(1-50 dossiers)
2-4 sem.
Cabinet moyen
(50-200 dossiers)
1-2 mois
Grand cabinet
(200+ dossiers)
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